Bao thư đựng hồ sơ được sử dụng khi doanh nghiệp, văn phòng, trường học hoặc cá nhân cần chứa và bàn giao các bộ giấy tờ như:

• Hợp đồng.
• Hồ sơ công ty.
• Hồ sơ nhân sự.
• Hồ sơ ứng tuyển.
• Chứng từ.
• Báo giá.
• Tài liệu A4.
• Hồ sơ dự án.
• Tài liệu giao khách.
• Bộ giấy tờ hành chính.

Khác với bao thư dùng cho thư thông thường, bao thư đựng hồ sơ thường cần quan tâm nhiều hơn tới:

• Kích thước tài liệu.
• Độ dày bộ hồ sơ.
• Khả năng cho tài liệu vào dễ dàng.
• Độ chắc của giấy.
• Kiểu nắp.
• Cách đóng.
• Logo và nhận diện doanh nghiệp nếu có.

Bao thư đựng hồ sơ là gì?

Bao thư đựng hồ sơ là loại phong bì hoặc bao giấy có kích thước phù hợp để chứa:

• Nhiều tờ tài liệu.
• Hồ sơ A4.
• Hợp đồng.
• Chứng từ.
• Báo cáo.
• Bộ giấy tờ giao dịch.

Tùy nhu cầu, bao thư có thể:

• Đựng A4 nguyên tờ.
• Đựng A4 gấp.
• Có nắp dán.
• Có băng keo.
• Có logo công ty.
• Có vùng ghi thông tin người nhận.
• Có kích thước riêng.

Bao thư đựng hồ sơ khác bao thư thông thường như thế nào?

Điểm khác biệt chính thường nằm ở kích thước và dung tích chứa.

Bao thư thư tín thông thường có thể chỉ chứa:

• Một vài tờ.
• Giấy gấp.
• Thư.

Bao thư hồ sơ có thể cần chứa:

• Nhiều tờ A4.
• Bộ hợp đồng.
• Hồ sơ nhiều trang.
• Bộ tài liệu công ty.

Do đó, không nên chọn kích thước chỉ dựa vào tên gọi.

Cần biết rõ tài liệu thực tế bên trong.

In bao thư đựng hồ sơ A4

Đây là nhu cầu phổ biến với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, “bao thư A4” có thể được hiểu theo hai cách khác nhau.

Bao thư đựng A4 nguyên tờ

Tờ A4 có kích thước 210 × 297 mm.

Bao thư cần lớn hơn kích thước này để:

• Tài liệu dễ đưa vào.
• Không bị cong góc.
• Có khoảng dư cho nhiều tờ.

Nếu hồ sơ dày, cần tính thêm độ dày thực tế.

Bao thư đựng A4 đã gấp

Nếu A4 được:

• Gấp đôi.
• Gấp ba.

có thể sử dụng bao thư nhỏ hơn.

Do đó, trước khi báo giá nên xác nhận:

A4 nguyên tờ hay A4 đã gấp?

Bao thư đựng hợp đồng

Bao thư hồ sơ thường được sử dụng để chứa hợp đồng.

Có thể phù hợp với:

• Hợp đồng lao động.
• Hợp đồng dịch vụ.
• Hợp đồng mua bán.
• Biên bản.
• Phụ lục.
• Báo giá đi kèm.

Nếu hợp đồng có nhiều trang, nên tính cả:

• Số tờ.
• Bìa.
• Ghim.
• Kẹp.
• Độ dày thực tế.

Không nên chọn bao quá sát kích thước tài liệu.

Bao thư đựng hồ sơ công ty

Doanh nghiệp có thể sử dụng cho:

• Hồ sơ giới thiệu.
• Hồ sơ dự án.
• Hồ sơ nhân sự.
• Hồ sơ pháp lý nội bộ.
• Hồ sơ giao khách.
• Bộ tài liệu bán hàng.

Bao thư có thể in:

• Logo.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Website.
• Email.
• Màu nhận diện.

Bao thư đựng hồ sơ ứng tuyển

Có thể dùng để chứa:

• CV.
• Đơn xin việc.
• Bằng cấp bản sao.
• Chứng chỉ.
• Hồ sơ cá nhân.

Nếu người dùng cần bao thư cho hồ sơ xin việc, thiết kế thường nên:

• Gọn.
• Dễ ghi tên.
• Dễ ghi vị trí ứng tuyển.
• Không quá nhiều họa tiết.

Nếu doanh nghiệp cấp bao thư cho ứng viên hoặc nhân viên, có thể in sẵn trường thông tin.

Bao thư đựng chứng từ

Phù hợp với:

• Phiếu thu.
• Phiếu chi.
• Biên bản.
• Hóa đơn bản giấy.
• Tài liệu kế toán.
• Chứng từ giao nhận.

Có thể thiết kế các trường:

• Mã hồ sơ.
• Người nhận.
• Bộ phận.
• Ngày.
• Ghi chú.

Nếu sử dụng nội bộ, yếu tố chức năng có thể quan trọng hơn việc trang trí.

Bao thư đựng hồ sơ có logo

Logo có thể giúp:

• Nhận diện đơn vị gửi.
• Đồng bộ bộ nhận diện.
• Làm hồ sơ giao khách chỉn chu hơn.

Có thể đặt logo tại:

• Góc trên.
• Chính giữa.
• Mặt sau.
• Nắp.

Không nên đặt logo quá lớn làm mất vùng ghi thông tin người nhận.

Bao thư hồ sơ công ty nên in những thông tin gì?

Có thể gồm:

• Logo.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Website.
• Email.
• Mã hồ sơ.
• Tên người nhận.
• Phòng ban.

Không nhất thiết phải in tất cả.

Nên dựa vào mục đích thực tế.

Bao thư hồ sơ nên dùng giấy gì?

Nên lựa chọn giấy dựa trên:

• Số tờ bên trong.
• Kích thước.
• Độ cứng mong muốn.
• Cách gấp.
• Cách dán.
• Mục đích sử dụng.

Giấy quá mỏng có thể khiến bao thư:

• Mềm.
• Dễ cong.
• Khó giữ form với hồ sơ dày.

Nhưng giấy quá dày cũng có thể gây khó:

• Gấp.
• Dán.
• Đóng nắp.

Do đó nên xem mẫu thực tế trước khi chốt đơn lớn.

Bao thư hồ sơ giấy trắng

Phù hợp với:

• Công ty.
• Văn phòng.
• Trường học.
• Hồ sơ hành chính.
• Hồ sơ giao khách.

Ưu điểm:

• Dễ in logo.
• Dễ đọc thông tin.
• Phù hợp nhiều phong cách thương hiệu.

Bao thư hồ sơ giấy kraft

Có thể phù hợp với:

• Hồ sơ nội bộ.
• Creative business.
• Lifestyle brand.
• Thiết kế tối giản.

Cần lưu ý màu nền kraft có thể làm màu logo thay đổi.

Không nên mặc định kraft là vật liệu “xanh” hoặc “thân thiện môi trường” nếu không có bằng chứng về nguồn giấy và quy trình thực tế.

Bao thư hồ sơ có nắp dán

Nắp giúp giữ tài liệu bên trong tốt hơn.

Có thể có:

• Nắp dán keo.
• Băng keo hai mặt.
• Nắp cài.
• Cấu trúc khác tùy xưởng.

Nếu hồ sơ cần gửi qua vận chuyển, nên cân nhắc mức độ chắc chắn của phần đóng.

Bao thư đựng hồ sơ có dây cột

Một số dạng bao hồ sơ có thể sử dụng:

• Nút.
• Dây.
• Khuy.
• Cấu trúc đóng nhiều lần.

Loại này phù hợp hơn với nhu cầu:

• Lưu trữ.
• Mở đóng nhiều lần.
• Hồ sơ nội bộ.

Không phải xưởng nào cũng có cấu trúc này, nên cần xác nhận khả năng sản xuất thực tế.

Bao thư hồ sơ có cửa sổ

Có thể phù hợp nếu cần nhìn thấy:

• Tên hồ sơ.
• Người nhận.
• Mã tài liệu.

Tuy nhiên, với hồ sơ nhiều tờ, cửa sổ chỉ hữu ích khi vị trí thông tin bên trong luôn cố định.

Nếu không, bao thư không cửa sổ thường linh hoạt hơn.

Bao thư hồ sơ in một màu

Phù hợp với:

• Logo đơn sắc.
• Tài liệu nội bộ.
• Thiết kế corporate đơn giản.
• Đơn hàng số lượng lớn.

Một màu vẫn có thể chuyên nghiệp nếu:

• Bố cục tốt.
• Logo rõ.
• Thông tin dễ đọc.

Bao thư hồ sơ in nhiều màu

Phù hợp khi:

• Logo nhiều màu.
• Cần đúng nhận diện thương hiệu.
• Bao thư giao trực tiếp cho khách hàng.

Màu thực tế có thể bị ảnh hưởng bởi:

• Giấy.
• Bề mặt.
• Công nghệ in.
• Màu nền.

Nếu cần màu thương hiệu sát guideline, nên kiểm tra mẫu trước.

In bao thư hồ sơ theo kích thước riêng

Có thể làm theo kích thước thực tế nếu xưởng hỗ trợ.

Phù hợp khi hồ sơ có:

• Kích thước đặc biệt.
• Nhiều tài liệu.
• Catalogue đi kèm.
• Bìa hoặc folder bên trong.

Kích thước riêng có thể ảnh hưởng đến:

• Khuôn.
• Bế.
• Hao hụt.
• Giá thành.

Nên đo chính xác vật phẩm bên trong trước.

Bao thư hay folder cho hồ sơ?

Đây là một lựa chọn quan trọng.

Bao thư phù hợp khi:

• Cần đóng kín.
• Gửi qua bưu điện/chuyển phát.
• Muốn bảo vệ hồ sơ.
• Tài liệu cần che kín.

Folder phù hợp khi:

• Giao trực tiếp.
• Cần mở xem nhanh.
• Muốn trình bày tài liệu.
• Có nhiều giấy tờ cần phân loại.

Nếu mục tiêu là presentation, folder có thể phù hợp hơn.

Nếu mục tiêu là chứa và gửi, bao thư thường hợp lý hơn.

Bao thư hồ sơ có thể dùng kèm folder không?

Có thể.

Ví dụ:

1. Hồ sơ được đặt trong folder.
2. Folder được đưa vào bao thư lớn.
3. Bao thư dùng để bảo vệ khi giao hoặc vận chuyển.

Trong trường hợp này, phải đo folder thành phẩm, không chỉ đo tờ A4 bên trong.

Có thể in mã hồ sơ trên bao thư không?

Có thể.

Ví dụ:

• Mã khách hàng.
• Mã hợp đồng.
• Mã dự án.
• Mã nhân viên.
• Số hồ sơ.

Có thể để:

• Ô trống viết tay.
• In sẵn cố định.
• In dữ liệu biến đổi nếu quy trình hỗ trợ.

Nếu mỗi bao có mã khác nhau, cần chuẩn bị danh sách dữ liệu chính xác.

Có thể in tên người nhận trên từng bao thư không?

Có thể nếu xưởng có quy trình in dữ liệu biến đổi phù hợp.

Ví dụ:

• Tên khách hàng.
• Phòng ban.
• Mã hồ sơ.
• Địa chỉ nhận.

Với số lượng lớn, nên chuẩn bị dữ liệu dưới dạng:

Cần kiểm tra dữ liệu trước khi chạy hàng loạt.

Thiết kế bao thư đựng hồ sơ

Nếu [Tên Xưởng In] có dịch vụ thiết kế, có thể hỗ trợ:

• Thiết kế mới.
• Chỉnh mẫu cũ.
• Thêm logo.
• Thêm trường thông tin.
• Đổi kích thước.
• Đồng bộ bộ nhận diện.

Khách hàng nên cung cấp:

• Logo.
• Kích thước tài liệu.
• Số lượng tờ.
• Thông tin cần in.
• Màu thương hiệu.
• Mẫu tham khảo.

File in bao thư hồ sơ cần chuẩn bị gì?

Nên ưu tiên:

• PDF thành phẩm.
• File vector.
• File thiết kế gốc nếu cần chỉnh sửa.

Kiểm tra:

• Kích thước.
• Đường bế.
• Đường gấp.
• Bleed.
• Logo.
• Font.
• Thông tin.
• Màu.
• Vị trí nắp.

Nếu file chưa có đường bế, cần trao đổi với xưởng trước khi sản xuất.

In bao thư hồ sơ số lượng ít

Phù hợp với:

• Startup.
• Doanh nghiệp nhỏ.
• Đơn thử.
• Hồ sơ sự kiện.
• Chi nhánh.

Đơn giá có thể chịu ảnh hưởng của:

• Setup.
• Khuôn.
• In.
• Bế.
• Dán.

Không nên mặc định số lượng ít có đơn giá như số lượng lớn.

In bao thư hồ sơ số lượng lớn

Phù hợp với:

• Công ty.
• Trường học.
• Trung tâm.
• Tập đoàn.
• Hồ sơ định kỳ.

Với đơn hàng lớn, nên duyệt mẫu trước:

• Kích thước.
• Giấy.
• Logo.
• Đường gấp.
• Nắp.
• Khả năng chứa tài liệu.

In bao thư hồ sơ nhanh

Khả năng hoàn thành nhanh phụ thuộc:

• File đã sẵn chưa.
• Kích thước.
• Có khuôn sẵn hay không.
• Giấy.
• Số lượng.
• In mấy màu.
• Có dữ liệu biến đổi không.
• Lịch sản xuất.

Không nên cam kết “lấy liền” trước khi kiểm tra cấu hình thực tế.

Giá in bao thư đựng hồ sơ phụ thuộc vào gì?

Chi phí có thể phụ thuộc vào:

• Kích thước.
• Độ dày hồ sơ cần chứa.
• Loại giấy.
• Số màu.
• Số lượng.
• Kiểu nắp.
• Khuôn/bế.
• Cửa sổ.
• Thiết kế.
• Dữ liệu biến đổi.
• Gia công.
• Deadline.

Để báo giá chính xác, nên gửi:

kích thước tài liệu + số tờ/bộ + số lượng bao + file/mẫu + loại giấy mong muốn + kiểu nắp + deadline.

Quy trình in bao thư đựng hồ sơ

Bước 1: Xác định hồ sơ cần chứa

Cần biết:

• Kích thước.
• Số tờ.
• Có folder không.
• Có ghim/kẹp không.

Bước 2: Đo kích thước thực tế

Không chỉ dựa trên tên A4/A5.

Bước 3: Chọn cấu trúc

Xác định:

• Nắp.
• Dán.
• Cửa sổ.
• Cách đóng.

Bước 4: Chọn giấy

Theo:

• Độ dày.
• Mục đích.
• Thiết kế.

Bước 5: Thiết kế hoặc kiểm tra file

Kiểm tra:

• Logo.
• Nội dung.
• Màu.
• Đường bế.

Bước 6: Duyệt mẫu

Khách hàng xác nhận:

• Kích thước.
• Khả năng chứa.
• Thông tin.
• Màu.

Bước 7: Làm mẫu nếu cần

Đặc biệt nên cân nhắc khi:

• Bao kích thước riêng.
• Hồ sơ dày.
• Đơn hàng lớn.
• Vật liệu mới.

Bước 8: In và gia công

Có thể gồm:

• In.
• Bế.
• Gấp.
• Dán.
• Hoàn thiện nắp.

Bước 9: Kiểm tra

Kiểm tra:

• Tài liệu cho vào có dễ không.
• Nắp đóng được không.
• Đúng thông tin.
• Đúng số lượng.

Checklist trước khi đặt in

• Xác định tài liệu cần đựng.
• Đo kích thước thực tế.
• Xác định số tờ.
• Kiểm tra có folder/kẹp không.
• Chọn giấy.
• Chọn kiểu nắp.
• Chọn cửa sổ/không cửa sổ.
• Kiểm tra logo.
• Kiểm tra thông tin.
• Chốt số lượng.
• Duyệt file.
• Xác nhận deadline.

Những lỗi thường gặp

Chỉ đo A4 mà không tính độ dày

Bao có thể vừa chiều dài/rộng nhưng quá chật khi chứa nhiều tờ.

Không tính folder bên trong

Folder thường lớn hơn A4.

Chọn giấy quá dày

Có thể gây khó gấp và dán.

Bao thư quá sát tài liệu

Khó đưa hồ sơ vào và lấy ra.

Không test mẫu

Đặc biệt rủi ro với kích thước riêng.

In sai logo hoặc thông tin công ty

Nên duyệt file cuối từ phía doanh nghiệp.

Không phân biệt bao thư và folder

Dẫn đến chọn cấu trúc không phù hợp cách sử dụng.

Câu hỏi thường gặp

Có in bao thư đựng hồ sơ A4 không?
Có thể. Cần xác định A4 nguyên tờ, số lượng tờ và độ dày hồ sơ.

Có làm bao thư đựng hợp đồng không?
Có thể tùy kích thước và cấu trúc thực tế.

Có in logo công ty không?
Có thể. Nên cung cấp file logo chất lượng cao.

Có làm bao thư kích thước riêng không?
Có thể nếu xưởng hỗ trợ bế và gia công tương ứng.

Có làm bao thư hồ sơ có nắp dán không?
Có thể tùy cấu trúc sản phẩm.

Có in tên người nhận riêng từng bao không?
Có thể nếu quy trình in dữ liệu biến đổi của xưởng hỗ trợ.

Có nhận số lượng ít không?
Tùy công nghệ và chính sách sản xuất thực tế.

Nên dùng bao thư hay folder?
Bao thư phù hợp hơn khi cần đóng kín và bảo vệ; folder phù hợp hơn khi cần trình bày và truy cập tài liệu nhanh.

In bao thư đựng hồ sơ

• In bao thư đựng hồ sơ.
• In bao thư A4.
• Bao thư đựng hợp đồng.
• Bao thư hồ sơ công ty.
• Bao thư đựng chứng từ.
• Bao thư có logo.
• Bao thư có nắp.
• Bao thư kích thước riêng.
• Thiết kế bao thư.
• In số lượng ít.
• In số lượng lớn.
• Gia công theo cấu hình thực tế.