Bao thư công ty thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần gửi:

• Báo giá.
• Hợp đồng.
• Công văn.
• Hồ sơ.
• Thư mời.
• Thư cảm ơn.
• Chứng từ.
• Tài liệu nội bộ.
• Tài liệu gửi khách hàng hoặc đối tác.

Khác với bao thư trơn, bao thư doanh nghiệp thường có thêm các yếu tố nhận diện như:

• Logo.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Email.
• Website.
• Màu thương hiệu.

Mục tiêu là giúp tài liệu khi gửi đi có hình thức đồng bộ và chuyên nghiệp hơn.

Photocopy Ngọc Minh
185 Nguyễn Thái Sơn, P. Hạnh Thông, Gò Vấp, TP.HCM
Hotline/Zalo: 0973 557 633

Khi hỏi giá, nên gửi:

kích thước tài liệu bên trong + số lượng bao thư + file logo + nội dung cần in + mẫu nhận diện nếu có + deadline.

 

Bao thư công ty là gì?

Bao thư công ty là phong bì được thiết kế theo nhận diện của doanh nghiệp.

Có thể bao gồm:

• Logo.
• Tên pháp nhân hoặc tên thương hiệu.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
• Email.
• Website.
• Slogan nếu cần.

Bao thư thường là một phần trong bộ nhận diện cùng với:

• Namecard.
• Letterhead.
• Folder.
• Hồ sơ năng lực.
• Catalogue.

In bao thư công ty có tác dụng gì?

Bao thư có thể giúp:

Tăng nhận diện thương hiệu

Người nhận dễ nhận biết đơn vị gửi.

Tạo hình thức chuyên nghiệp

Đặc biệt khi gửi:

• Báo giá.
• Hợp đồng.
• Hồ sơ.
• Tài liệu đối tác.

Đồng bộ bộ văn phòng

Bao thư có thể dùng cùng:

• Letterhead.
• Namecard.
• Folder.

để tạo hình ảnh thống nhất.

Bao thư công ty nên in những thông tin gì?

Thông tin phổ biến gồm:

• Logo.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Email.
• Website.

Không nên đưa quá nhiều nội dung nếu làm phần mặt trước trở nên rối.

Nếu công ty có nhiều chi nhánh, cần xác định:

• In địa chỉ trụ sở chính.
• Hay địa chỉ chi nhánh cụ thể.

trước khi chốt file.

Có cần in mã số thuế lên bao thư không?

Không bắt buộc về mặt thiết kế chỉ vì đây là bao thư doanh nghiệp.

Việc có đưa mã số thuế hay không nên dựa trên:

• Nhu cầu sử dụng.
• Bộ nhận diện.
• Quy định nội bộ.
• Loại tài liệu gửi kèm.

Không nên tự thêm thông tin nếu khách chưa xác nhận.

Bao thư công ty có cần slogan không?

Không bắt buộc.

Nếu slogan là một phần quan trọng của nhận diện, có thể đưa vào.

Nếu không, logo + tên công ty + thông tin liên hệ thường đã đủ.

Logo nên đặt ở đâu?

Thường cần đảm bảo:

• Dễ nhìn.
• Không quá sát mép.
• Không chiếm quá nhiều diện tích.
• Không gây xung đột với vùng ghi người nhận.

Vị trí cụ thể nên dựa trên template bao thư thực tế.

File logo nên gửi gì?

Ưu tiên:

• AI.
• EPS.
• PDF vector.
• SVG nếu workflow hỗ trợ.

Nếu chỉ có PNG hoặc JPG, nên gửi file chất lượng cao nhất.

Không nên dùng:

• Screenshot.
• Logo tải lại từ website.
• File quá nhỏ.

nếu đã có bản gốc.

Bao thư công ty A4

Khi nói “bao thư A4”, cần làm rõ doanh nghiệp muốn:

đựng nguyên tờ A4
hay
đựng giấy A4 đã gấp.

Đây là hai nhu cầu khác nhau.

A4 có kích thước:

210 × 297 mm

Nếu cần đựng nguyên tờ, bao thư phải lớn hơn kích thước này.

Bao thư cho hợp đồng

Hợp đồng thường cần được giữ phẳng hoặc hạn chế gấp tùy nhu cầu.

Nên xác định:

• Kích thước hợp đồng.
• Số tờ.
• Có kẹp/folder bên trong không.
• Có cần đựng nguyên tờ A4 không.

Bao thư cho báo giá

Nếu báo giá chỉ một vài tờ, doanh nghiệp có thể dùng:

• Bao thư cho giấy gấp.
• Bao thư hồ sơ lớn hơn.

tùy cách trình bày mong muốn.

Bao thư gửi hồ sơ

Nếu tài liệu bên trong gồm:

• Nhiều tờ.
• Folder.
• Catalogue.
• Hồ sơ năng lực.

thì không nên mặc định dùng cùng kích thước với phong bì thư thông thường.

Cần đo kích thước và độ dày phần ruột.

Bao thư cho thư mời doanh nghiệp

Có thể dùng cho:

• Hội nghị.
• Khai trương.
• Sự kiện.
• Lễ kỷ niệm.
• Hội thảo.

Nên đồng bộ với:

• Thiệp.
• Màu sự kiện.
• Logo.
• Typography.

Bao thư trắng in logo

Đây là hướng đơn giản và dễ ứng dụng.

Phù hợp với:

• Công ty.
• Văn phòng.
• Trường học.
• Tổ chức.

Màu logo cần được kiểm trên loại giấy thực tế vì màu in có thể khác màn hình.

Bao thư màu thương hiệu

Có thể phù hợp nếu:

• Brand guideline có màu chủ đạo rõ.
• Sự kiện cần nhận diện mạnh.
• Thiết kế yêu cầu nền màu.

Tuy nhiên cần kiểm:

• Chất liệu giấy.
• Khả năng in.
• Mức độ tương phản với logo.

In bao thư một màu hay nhiều màu?

Phụ thuộc thiết kế.

Nếu logo và thông tin đơn giản, một thiết kế ít màu có thể:

• Sạch.
• Dễ đọc.
• Phù hợp văn phòng.

Nếu bộ nhận diện yêu cầu nhiều màu, cần kiểm file và quy trình in thực tế.

Màu in có giống logo trên màn hình không?

Không nên kỳ vọng giống tuyệt đối.

Màu có thể bị ảnh hưởng bởi:

• Loại giấy.
• Mực.
• Hệ màu.
• Màn hình.
• Ánh sáng.

Nếu brand color rất quan trọng, nên kiểm mẫu trước đơn lớn nếu quy trình cho phép.

Có in QR lên bao thư công ty không?

Có thể.

QR có thể dẫn tới:

• Website.
• Landing page.
• Form liên hệ.
• Hồ sơ công ty.
• Social.

Trước khi in số lượng lớn cần kiểm:

• Link.
• Kích thước QR.
• Contrast.
• Khoảng trắng.
• Khả năng quét trên thành phẩm.

Có in tên từng khách hàng lên bao thư không?

Có thể trong một số workflow dữ liệu biến đổi, nhưng không nên mặc định là dịch vụ tiêu chuẩn.

Nếu cần cá nhân hóa, nên cung cấp:

• Danh sách người nhận.
• File Excel hoặc dữ liệu tương ứng.
• Quy tắc trình bày.

Khả năng thực hiện cần được xác nhận theo workflow thực tế.

Bao thư công ty số lượng ít

Có thể phù hợp với:

• Công ty mới.
• Startup.
• Văn phòng nhỏ.
• Test bộ nhận diện.

Khả năng nhận số lượng ít và giá cần kiểm theo quy trình thực tế.

Không nên tự công bố MOQ nếu chưa có dữ liệu.

Bao thư công ty số lượng lớn

Với đơn lớn, nên duyệt kỹ:

• Logo.
• Màu.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Email.
• Website.
• Kích thước.
• Cấu trúc gấp/dán.

Tránh phát hiện lỗi sau khi đã sản xuất hàng loạt.

In bao thư công ty giá rẻ

Không nên quảng cáo:

“rẻ nhất.”

Nên định vị:

“tối ưu chi phí theo kích thước, số lượng và quy cách in.”

Chi phí có thể được tối ưu bằng cách:

• Chọn đúng kích thước.
• Chốt file sớm.
• Không dùng quá nhiều hiệu ứng không cần thiết.
• Đặt số lượng phù hợp.
• Dùng thiết kế đơn giản nếu mục tiêu là văn phòng.

Giá in bao thư công ty phụ thuộc vào gì?

Giá có thể phụ thuộc:

• Kích thước.
• Số lượng.
• Loại giấy.
• Số màu.
• Diện tích in.
• Cấu trúc.
• Gia công.
• Deadline.

Thông tin cần gửi để báo giá

Hạng mục	Cần cung cấp
Dùng để đựng	A4/hợp đồng/thư mời/khác
Kích thước	[nếu biết]
Số lượng	[SL]
Logo	Có/không
Số màu	[nếu biết]
File thiết kế	Có/chưa
Mẫu nhận diện	Có/chưa
Deadline	[ngày/giờ]

Nếu chưa có thiết kế bao thư

Nên chuẩn bị:

• Logo.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Email.
• Website.
• Màu thương hiệu.
• Kích thước tài liệu bên trong.

Nếu có hỗ trợ thiết kế thực tế, nên báo rõ:

• Phạm vi thiết kế.
• Số lần chỉnh.
• Chi phí nếu có.

File in bao thư nên gửi gì?

Ưu tiên:

• PDF final.
• AI/EPS nếu có.
• Logo vector.

Trước khi chốt cần kiểm:

• Tên công ty.
• Logo.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Email.
• Website.
• QR nếu có.

Checklist trước khi in

• Đúng logo.
• Đúng tên công ty.
• Đúng địa chỉ.
• Đúng hotline.
• Đúng email.
• Đúng website.
• Đúng màu thương hiệu.
• Đúng kích thước.
• Đúng cấu trúc bao.
• QR quét được.
• File final.
• Số lượng đúng.
• Deadline rõ.

Mẫu tin nhắn hỏi giá

Mình cần in bao thư công ty.

Dùng để đựng: [A4/hợp đồng/thư mời/hồ sơ]
Kích thước: [nếu biết]
Số lượng: [SL]
Logo: [có]
File thiết kế: [có/chưa]
Màu thương hiệu: [màu]
Cần nhận: [deadline]

Nhờ kiểm tra giúp mình kích thước và quy cách phù hợp.

In Bao Thư Công Ty Tại Gò Vấp

Nếu doanh nghiệp cần in bao thư có logo và thông tin nhận diện, có thể gửi file để kiểm tra:

Photocopy Ngọc Minh
185 Nguyễn Thái Sơn, P. Hạnh Thông, Gò Vấp, TP.HCM
Hotline/Zalo: 0973 557 633

Nên gửi:

kích thước tài liệu bên trong + số lượng + logo + nội dung cần in + file/mẫu nhận diện + deadline.