Bao thư công ty được sử dụng trong nhiều hoạt động giao tiếp và vận hành doanh nghiệp như gửi hợp đồng, báo giá, hồ sơ, công văn, chứng từ và thư từ đến khách hàng hoặc đối tác.

Khác với bao thư trơn thông thường, bao thư doanh nghiệp có thể được in:

• Logo.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Website.
• Email.
• Màu nhận diện.
• Tagline.
• Thông tin chi nhánh.

In bao thư công ty là gì?

In bao thư công ty là quá trình thiết kế và sản xuất phong bì có nhận diện riêng của doanh nghiệp.

Bao thư có thể dùng để chứa:

• Hợp đồng.
• Báo giá.
• Hồ sơ.
• Thư giới thiệu.
• Công văn.
• Chứng từ.
• Tài liệu nhân sự.
• Thư cảm ơn.
• Thư mời.
• Tài liệu bán hàng.

Ngoài chức năng chứa tài liệu, bao thư còn giúp tạo sự nhất quán với các ấn phẩm khác trong bộ nhận diện.

Bao thư công ty nên có những thông tin gì?

Logo doanh nghiệp

Logo thường là yếu tố nhận diện chính.

Có thể đặt tại:

• Góc trên bên trái.
• Giữa mặt trước.
• Mặt sau.
• Nắp bao thư.

Nên sử dụng file logo chất lượng cao, ưu tiên vector hoặc file gốc.

Tên công ty

Tên doanh nghiệp nên được trình bày:

• Đúng pháp nhân hoặc tên thương hiệu theo mục đích sử dụng.
• Dễ đọc.
• Không quá nhỏ.

Địa chỉ

Có thể là:

• Trụ sở.
• Văn phòng giao dịch.
• Chi nhánh.

Nên dùng địa chỉ đang hoạt động thực tế.

Hotline

Nên ghi số doanh nghiệp đang sử dụng ổn định.

Website

Có thể giúp người nhận truy cập nhanh thông tin công ty.

Email

Phù hợp nếu doanh nghiệp muốn người nhận có thêm kênh liên hệ.

Vì sao doanh nghiệp nên dùng bao thư có nhận diện?

Bao thư có logo và thông tin doanh nghiệp có thể giúp:

• Người nhận nhận biết đơn vị gửi.
• Đồng bộ với letterhead và name card.
• Tạo cảm giác chỉn chu hơn trong giao dịch.
• Giảm việc phải viết lại thông tin người gửi.
• Hỗ trợ nhận diện thương hiệu.

Đặc biệt với doanh nghiệp thường xuyên gửi:

• Hợp đồng.
• Hồ sơ.
• Báo giá.
• Công văn.

việc chuẩn hóa bao thư giúp hình ảnh thương hiệu nhất quán hơn.

In bao thư công ty có logo

Bao thư có logo là nhu cầu phổ biến nhất trong nhóm này.

Thiết kế có thể theo phong cách:

• Corporate.
• Tối giản.
• Hiện đại.
• Sang trọng.
• Kỹ thuật.
• Creative.

Không nên đặt logo quá lớn khiến phần ghi thông tin người nhận bị thiếu không gian.

In bao thư doanh nghiệp theo bộ nhận diện

Nếu công ty có brand guideline, nên áp dụng:

• Logo chuẩn.
• Màu thương hiệu.
• Font.
• Vùng an toàn logo.
• Cách đặt thông tin.
• Quy định background.

Bao thư có thể đồng bộ với:

• Name card.
• Letterhead.
• Folder.
• Catalogue.
• Profile công ty.
• Giấy mời.
• Tem nhãn doanh nghiệp.

Bao thư công ty đựng hợp đồng

Nếu dùng để gửi hợp đồng, cần xác định:

• Hợp đồng A4 để nguyên hay gấp.
• Số lượng tờ.
• Có bìa hồ sơ đi kèm không.
• Có cần bảo vệ tài liệu tốt hơn không.

Nếu hợp đồng để nguyên A4, bao thư phải lớn hơn A4.

Nếu hợp đồng được gấp, có thể chọn cấu trúc nhỏ hơn.

Không nên chỉ nói “bao thư A4” mà không làm rõ cách chứa tài liệu.

Bao thư công ty đựng báo giá

Với báo giá, có thể dùng:

• A4 gấp.
• Bao thư nhỏ hơn.
• Bao thư có cửa sổ nếu quy trình doanh nghiệp phù hợp.

Nếu gửi nhiều tài liệu cùng lúc, cần chọn kích thước đủ dư để tài liệu không bị cong hoặc nhăn.

Bao thư công ty đựng hồ sơ

Có thể phù hợp với:

• Hồ sơ năng lực.
• Hồ sơ dự thầu.
• Hồ sơ nhân sự.
• Bộ tài liệu giao khách.
• Hồ sơ hành chính.

Nếu số tờ nhiều, nên kiểm tra:

• Độ dày.
• Khả năng đóng nắp.
• Kích thước thực tế.

Bao thư công ty đựng giấy A4

Có hai trường hợp khác nhau:

A4 để nguyên

Bao thư phải có kích thước lớn hơn 210 × 297 mm để có khoảng dư cho việc đưa tài liệu vào.

A4 gấp

Có thể chọn bao thư nhỏ hơn tùy cách gấp:

• Gấp đôi.
• Gấp ba.

Đây là thông số cần chốt ngay từ đầu.

Bao thư công ty A5

Có thể phù hợp với:

• Tài liệu A5.
• Giấy mời.
• Thư cảm ơn.
• Voucher.
• Tài liệu marketing nhỏ.

Nếu muốn dùng A5 cho tài liệu A4 gấp đôi, cần thử kích thước thực tế trước.

Bao thư công ty có cửa sổ

Có thể phù hợp với:

• Hóa đơn.
• Thư gửi hàng loạt.
• Phiếu thông báo.
• Tài liệu có sẵn tên và địa chỉ người nhận.

Ưu điểm là không cần in lại địa chỉ trên bao thư.

Tuy nhiên cần đồng bộ chính xác:

• Vị trí cửa sổ.
• Vị trí địa chỉ trên giấy.
• Cách gấp.
• Hướng cho tài liệu vào.

Bao thư công ty không cửa sổ

Phù hợp với:

• Hợp đồng.
• Hồ sơ.
• Thư doanh nghiệp.
• Tài liệu giao khách.

Ưu điểm là linh hoạt hơn và không phụ thuộc vị trí thông tin trong tài liệu bên trong.

In bao thư công ty một màu

Có thể phù hợp với doanh nghiệp có:

• Logo đơn sắc.
• Bộ nhận diện tối giản.
• Nhu cầu sử dụng số lượng lớn.

Thiết kế một màu vẫn có thể chuyên nghiệp nếu bố cục tốt.

In bao thư công ty nhiều màu

Phù hợp với:

• Logo nhiều màu.
• Branding rõ.
• Doanh nghiệp cần nhận diện mạnh.

Cần lưu ý màu in thực tế có thể thay đổi theo:

• Giấy.
• Công nghệ in.
• Màu nền.
• Thiết lập sản xuất.

Kiểm soát màu thương hiệu khi in bao thư

Nếu doanh nghiệp yêu cầu màu gần với brand guideline, nên cung cấp:

• Mã màu thương hiệu.
• File logo chuẩn.
• Tài liệu brand guideline.
• Mẫu in cũ nếu cần đối chiếu.

Màu trên màn hình không phải lúc nào cũng giống màu trên giấy.

Nếu màu đặc biệt quan trọng, nên cân nhắc duyệt mẫu hoặc proof trước khi sản xuất nhiều.

Bao thư công ty nên dùng giấy gì?

Nên chọn giấy dựa trên:

• Cách sử dụng.
• Cách gấp.
• Kích thước.
• Công nghệ in.
• Ngân sách.
• Phong cách thương hiệu.

Các tiêu chí nên quan tâm:

• Độ cứng vừa phải.
• Dễ gấp.
• Dễ dán.
• Bề mặt in phù hợp.
• Không quá dày gây khó đóng nắp.

Bao thư công ty giấy trắng

Phù hợp với:

• Corporate.
• Văn phòng.
• Ngân hàng.
• Tư vấn.
• Giáo dục.
• Doanh nghiệp B2B.

Ưu điểm là:

• Logo dễ nổi.
• Dễ phối màu.
• Cảm giác sạch và chuyên nghiệp.

Bao thư công ty giấy kraft

Có thể phù hợp với thương hiệu:

• Handmade.
• Lifestyle.
• Eco-inspired.
• Creative.

Tuy nhiên, nền kraft ảnh hưởng trực tiếp đến màu in.

Logo có màu sáng hoặc nhiều chi tiết cần test thực tế trước.

Không nên mặc định kraft đồng nghĩa với “xanh” hoặc “thân thiện môi trường” nếu không có dữ liệu chứng minh về vật liệu.

Có thể in mặt sau bao thư công ty không?

Có thể tùy công nghệ và thiết kế.

Mặt sau có thể đặt:

• Logo.
• Website.
• Tagline.
• QR.
• Social handle.

Tuy nhiên, không nên đưa quá nhiều nội dung làm bao thư trở nên giống tờ quảng cáo.

Có thể in QR lên bao thư công ty không?

Có thể nếu QR dẫn tới nội dung hữu ích như:

• Website.
• Trang liên hệ.
• Catalogue.
• Hồ sơ công ty.
• Form báo giá.

QR nên:

• Có kích thước đủ quét.
• Được test trước khi in hàng loạt.
• Dẫn tới URL ổn định.

Bao thư công ty có thể ép kim không?

Nếu vật liệu và cấu trúc phù hợp, có thể cân nhắc ép foil tại:

• Logo.
• Tên thương hiệu.
• Một chi tiết nhỏ.

Phù hợp hơn với:

• Thư mời cao cấp.
• Hospitality.
• Luxury.
• Boutique business.

Không phải bao thư văn phòng nào cũng cần ép kim.

Foil vàng không đồng nghĩa với mạ vàng thật.

Bao thư công ty có nắp dán

Nắp bao thư có thể được xử lý theo nhiều kiểu tùy sản phẩm.

Có thể là:

• Nắp dán keo.
• Băng keo hai mặt.
• Dán thủ công.
• Cấu trúc khác theo xưởng.

Nếu doanh nghiệp gửi số lượng lớn, nên ưu tiên cách đóng thuận tiện cho quy trình thực tế.

Thiết kế bao thư công ty

Nếu [Tên Xưởng In] có dịch vụ thiết kế, có thể hỗ trợ:

• Dựng mới.
• Chỉnh mẫu cũ.
• Đồng bộ nhận diện.
• Thay địa chỉ.
• Thay hotline.
• Thay logo.
• Tạo phiên bản cho từng chi nhánh.

Khách hàng nên cung cấp:

• Logo.
• Brand guideline.
• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Website.
• Email.
• Kích thước mong muốn.

In bao thư cho nhiều chi nhánh

Doanh nghiệp có thể cần cùng một thiết kế nhưng thay:

• Địa chỉ.
• Hotline.
• Email.
• Tên chi nhánh.

Nên lập bảng dữ liệu để tránh nhầm.

Ví dụ:

Nếu số lượng mỗi chi nhánh khác nhau, cần tách rõ ngay khi đặt hàng.

File in bao thư công ty cần chuẩn bị thế nào?

Nên ưu tiên:

• PDF thành phẩm.
• File vector.
• File thiết kế gốc nếu cần chỉnh sửa.

Cần kiểm tra:

• Kích thước.
• Đường bế.
• Đường gấp.
• Bleed.
• Logo.
• Font.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Website.
• Email.
• Chính tả.

Nếu dùng nhiều chi nhánh, cần kiểm tra từng phiên bản.

Có thể làm theo bao thư công ty cũ không?

Có thể nếu có:

• File gốc.
• Mẫu vật lý.
• Kích thước.
• Thông tin giấy.
• Cấu trúc.

Nếu chỉ có bao thư mẫu cũ, xưởng có thể cần:

• Đo lại.
• Dựng file.
• Kiểm tra logo.
• Xác nhận thông tin mới.

Không nên sao lại nguyên nội dung cũ nếu doanh nghiệp đã đổi địa chỉ hoặc nhận diện.

In bao thư công ty số lượng ít

Có thể phù hợp với:

• Startup.
• Văn phòng nhỏ.
• Chi nhánh.
• Đợt thử nghiệm.
• Doanh nghiệp mới đổi branding.

Chi phí phụ thuộc:

• Công nghệ in.
• Setup.
• Khuôn.
• Kích thước.
• Giấy.

Không nên mặc định giá đơn vị bằng đơn hàng lớn.

In bao thư công ty số lượng lớn

Phù hợp với:

• Tập đoàn.
• Văn phòng.
• Trường học.
• Công ty có nhiều giao dịch.
• Chuỗi chi nhánh.

Với đơn hàng lớn nên kiểm tra mẫu trước:

• Màu.
• Logo.
• Kích thước.
• Gấp.
• Dán.
• Khả năng chứa tài liệu.

In bao thư công ty nhanh

Khả năng xử lý nhanh phụ thuộc:

• File đã có sẵn hay chưa.
• Kích thước tiêu chuẩn hay riêng.
• Có cần khuôn/bế không.
• Loại giấy.
• Số lượng.
• Số phiên bản.
• Có ép kim không.
• Lịch sản xuất.

Không nên cam kết “lấy liền” trước khi kiểm tra thông số.

Giá in bao thư công ty phụ thuộc vào gì?

Chi phí có thể phụ thuộc vào:

• Kích thước.
• Số lượng.
• Loại giấy.
• Số màu.
• In một hay hai mặt.
• Cửa sổ.
• Kiểu nắp.
• Khuôn/bế.
• Thiết kế.
• Số phiên bản chi nhánh.
• Gia công.
• Deadline.

Để nhận báo giá chính xác, nên gửi:

kích thước hoặc tài liệu cần đựng + số lượng + file/mẫu + loại giấy + số phiên bản + deadline.

Quy trình in bao thư công ty

Bước 1: Xác định mục đích

Bao thư dùng cho:

• Hợp đồng.
• Hồ sơ.
• Báo giá.
• Công văn.
• Thư khách hàng.

Bước 2: Xác định tài liệu cần chứa

Làm rõ:

• A4 nguyên.
• A4 gấp.
• A5.
• Tài liệu nhiều tờ.

Bước 3: Chọn kích thước

Đảm bảo đủ khoảng dư cho tài liệu.

Bước 4: Chọn giấy và cấu trúc

Chốt:

• Giấy.
• Cửa sổ.
• Nắp.
• Mặt in.

Bước 5: Kiểm tra nhận diện

Kiểm tra:

• Logo.
• Màu.
• Địa chỉ.
• Hotline.
• Website.

Bước 6: Duyệt file

Doanh nghiệp xác nhận phiên bản cuối cùng.

Bước 7: Làm mẫu nếu cần

Nên cân nhắc với:

• Branding mới.
• Kích thước riêng.
• Đơn lớn.
• Giấy mới.

Bước 8: In và gia công

Có thể gồm:

• In.
• Bế.
• Cắt.
• Gấp.
• Dán.

Bước 9: Kiểm tra thành phẩm

Kiểm tra:

• Đúng phiên bản.
• Đúng thông tin.
• Đúng kích thước.
• Đường gấp/dán.
• Số lượng.

Checklist trước khi in bao thư công ty

• Xác định nội dung cần đựng.
• Chốt kích thước.
• Chọn giấy.
• Chọn cửa sổ/không cửa sổ.
• Chọn kiểu nắp.
• Kiểm tra logo.
• Kiểm tra tên công ty.
• Kiểm tra địa chỉ.
• Kiểm tra hotline.
• Kiểm tra website.
• Kiểm tra email.
• Chốt màu thương hiệu.
• Chốt số phiên bản.
• Chốt số lượng.
• Duyệt file cuối.
• Xác nhận deadline.

Những lỗi thường gặp khi in bao thư công ty

Dùng địa chỉ doanh nghiệp cũ

Đặc biệt thường gặp sau khi công ty chuyển văn phòng.

Sai hotline hoặc website

Cần kiểm tra trực tiếp từ nguồn nội bộ chính thức.

Logo chất lượng thấp

Dễ bị vỡ hoặc sai màu.

Không chừa vùng người nhận

Bao thư đẹp nhưng khó sử dụng thực tế.

Kích thước quá sát tài liệu

Làm tài liệu khó cho vào.

Không phân biệt A4 nguyên và A4 gấp

Có thể dẫn đến đặt sai kích thước.

Nhiều chi nhánh nhưng không kiểm soát phiên bản

Dễ in nhầm địa chỉ.

Không duyệt mẫu trước đơn hàng lớn

Lỗi có thể lặp trên toàn bộ số lượng.

Câu hỏi thường gặp

Có in logo công ty trên bao thư không?
Có thể. Nên sử dụng file logo chất lượng cao.

Có in địa chỉ và hotline không?
Có thể theo thông tin doanh nghiệp cung cấp.

Có làm bao thư đựng hợp đồng A4 không?
Có thể, cần xác định A4 để nguyên hay gấp.

Có in bao thư cho nhiều chi nhánh không?
Có thể tạo nhiều phiên bản khác nhau nếu dữ liệu được cung cấp rõ.

Có thiết kế bao thư công ty không?
Có thể nếu xưởng có dịch vụ thiết kế.

Có làm bao thư cửa sổ không?
Có thể nếu quy trình thực tế hỗ trợ.

Có nhận số lượng ít không?
Tùy công nghệ sản xuất.

Có thể đồng bộ bao thư với letterhead và name card không?
Có thể nếu doanh nghiệp cung cấp bộ nhận diện hoặc yêu cầu thiết kế đồng bộ.

In bao thư công ty

• In bao thư công ty.
• In bao thư doanh nghiệp.
• In phong bì công ty.
• In bao thư có logo.
• In bao thư đựng hợp đồng.
• In bao thư đựng hồ sơ.
• Bao thư A4/A5 theo cấu trúc thực tế.
• Bao thư cửa sổ.
• Thiết kế bao thư.
• In cho nhiều chi nhánh.
• In số lượng ít hoặc lớn theo khả năng sản xuất.