Folder đựng tài liệu được sử dụng để gom, bảo vệ và trình bày các bộ giấy tờ như hồ sơ công ty, hợp đồng, báo giá, tài liệu bán hàng, tài liệu hội nghị hoặc bộ tài liệu giao khách.

Khác với bao thư, folder thường được thiết kế để:

• Mở xem nhanh.
• Kẹp nhiều tờ tài liệu.
• Trình bày hồ sơ chỉn chu hơn.
• Có thể in logo và bộ nhận diện.
• Có tai gài giữ giấy.
• Có khe namecard nếu cần.

Folder đựng tài liệu là gì?

Folder đựng tài liệu là loại bìa gấp dùng để chứa và trình bày các loại giấy tờ.

Có thể sử dụng cho:

• Hồ sơ công ty.
• Báo giá.
• Hợp đồng.
• Catalogue mỏng.
• Profile.
• Tài liệu hội nghị.
• Tài liệu đào tạo.
• Bộ tài liệu sales.
• Hồ sơ dự án.
• Tài liệu giao khách.
  

Folder có thể được gọi bằng nhiều tên như:

• Folder.
• Bìa folder.
• Bìa kẹp tài liệu.
• Folder hồ sơ.
• Bìa đựng hồ sơ.
• Presentation folder.

Folder khác bao thư như thế nào?

Đây là hai sản phẩm gần nhau nhưng cách sử dụng khác.

Folder

Phù hợp khi cần:

• Mở xem nhanh.
• Trình bày tài liệu.
• Kẹp nhiều tờ.
• Giao trực tiếp cho khách.
• Sử dụng trong sales meeting.

Bao thư

Phù hợp hơn khi cần:

• Đóng kín.
• Gửi qua vận chuyển.
• Che hoàn toàn nội dung.
• Bảo vệ tài liệu khi gửi.

Nếu mục tiêu chính là trình bày hồ sơ, folder thường phù hợp hơn.

Nếu mục tiêu là gửi và bảo vệ kín, bao thư có thể phù hợp hơn.

Folder đựng giấy A4

A4 là nhu cầu phổ biến nhất với folder doanh nghiệp.

Tờ A4 có kích thước 210 × 297 mm.

Folder cần lớn hơn A4 để:

• Tài liệu không bị sát mép.
• Dễ đưa vào tai gài.
• Không cong góc.
• Chứa được nhiều tờ.

Không nên dùng kích thước đúng bằng A4 cho folder thành phẩm.

Folder đựng hồ sơ A4

Folder hồ sơ có thể chứa:

• 5–10 tờ.
• Nhiều tờ hơn tùy cấu trúc.
• Báo giá.
• Hợp đồng.
• Profile mỏng.

Số lượng tài liệu thực tế ảnh hưởng đến:

• Kích thước folder.
• Độ rộng gáy nếu có.
• Cấu trúc tai gài.
• Giấy sử dụng.

Nếu cần chứa hồ sơ dày, nên gửi độ dày thực tế để tư vấn.

Folder công ty

Folder công ty thường được dùng trong:

• Gặp khách hàng.
• Báo giá.
• Sales kit.
• Onboarding.
• Hội nghị.
• Triển lãm.
• Hồ sơ dự án.
• Hồ sơ thầu.
• Giao hợp đồng.

Folder có thể in:

• Logo.
• Tên doanh nghiệp.
• Slogan.
• Website.
• Hotline.
• Địa chỉ.
• Hình ảnh thương hiệu.

Folder doanh nghiệp theo bộ nhận diện

Nếu công ty có brand guideline, folder nên đồng bộ với:

• Name card.
• Letterhead.
• Bao thư.
• Catalogue.
• Brochure.
• Profile công ty.

Có thể thống nhất:

• Logo.
• Màu.
• Font.
• Họa tiết.
• Cách đặt thông tin.

Folder đựng hợp đồng

Folder có thể dùng để giao:

• Hợp đồng.
• Phụ lục.
• Báo giá.
• Biên bản.
• Tài liệu dự án.

Ưu điểm là:

• Tài liệu gọn hơn.
• Dễ trao trực tiếp.
• Tạo cảm giác chỉn chu hơn so với tờ rời.

Nếu hợp đồng dày, cần kiểm tra folder có đủ sức chứa hay không.

Folder đựng báo giá

Phù hợp khi sales giao:

• Báo giá.
• Catalogue.
• Name card.
• Tờ giới thiệu.

Một folder có khe namecard có thể giúp gom các tài liệu bán hàng thành một bộ.

Folder đựng catalogue

Có thể nếu catalogue:

• Mỏng.
• Kích thước phù hợp.
• Không quá dày.

Nếu catalogue dày, nên kiểm tra:

• Chiều dày.
• Chiều rộng gáy.
• Tai gài.

Không nên mặc định mọi folder A4 đều chứa được catalogue dày.

Folder đựng hồ sơ năng lực

Có thể sử dụng để chứa:

• Company profile.
• Báo giá.
• Catalogue.
• Hồ sơ dự án.
• Name card.

Phù hợp trong:

• Đấu thầu.
• Gặp đối tác.
• Sales B2B.
• Triển lãm.

Nếu hồ sơ năng lực đã được đóng thành cuốn dày, folder cần được thiết kế theo độ dày thật.

Folder có tai gài

Tai gài là phần giúp giữ tài liệu bên trong.

Có thể có:

• Một tai.
• Hai tai.
• Tai dạng cong.
• Tai dạng thẳng.
• Cấu trúc khác theo khuôn.

Tai cần đủ rộng để:

• Giữ giấy.
• Không làm cong tài liệu.
• Không bị bung khi sử dụng.

Folder một tai

Phù hợp với:

• Hồ sơ ít tờ.
• Tài liệu sales.
• Proposal.
• Tài liệu ngắn.

Ưu điểm là cấu trúc đơn giản.

Folder hai tai

Có thể phù hợp khi:

• Tài liệu nhiều hơn.
• Cần giữ giấy chắc hơn.
• Muốn chia hai bên.

Tuy nhiên cấu trúc thực tế phụ thuộc khuôn và cách bế.

Folder có khe namecard

Khe namecard giúp đặt:

• Card sales.
• Card nhân viên.
• Card đại diện công ty.

Phù hợp với:

• Sales kit.
• Hồ sơ giao khách.
• Proposal.
• Báo giá.

Khe card cần được thiết kế đúng kích thước namecard thực tế.

Không nên mặc định mọi namecard có cùng kích thước.

Folder có gáy

Nếu cần chứa nhiều tài liệu, folder có thể có phần gáy.

Gáy giúp tăng dung tích chứa.

Phù hợp với:

• Hồ sơ dự án.
• Hồ sơ dày.
• Catalogue.
• Bộ tài liệu đào tạo.

Độ rộng gáy nên được tính từ:

• Số tờ.
• Loại giấy.
• Tài liệu đóng ghim hay không.
• Catalogue đi kèm.

Folder không gáy

Phù hợp với:

• Hồ sơ mỏng.
• Báo giá.
• Hợp đồng ngắn.
• Sales documents.

Ưu điểm:

• Gọn.
• Ít cồng kềnh.
• Cấu trúc đơn giản hơn.

Folder nên dùng giấy gì?

Chất liệu nên chọn dựa trên:

• Độ cứng.
• Cách sử dụng.
• Số tài liệu.
• Mức độ trang trọng.
• Gia công.
• Ngân sách.

Folder cần đủ cứng để:

• Giữ form.
• Bảo vệ tài liệu.
• Không quá mềm khi cầm.

Nhưng giấy quá dày cũng có thể:

• Khó gấp.
• Nứt nếp.
• Khó bế tai.

Nên xem mẫu giấy thực tế.

Folder giấy cứng

Giấy dày hơn phù hợp khi cần:

• Cảm giác chắc tay.
• Dùng nhiều lần.
• Hồ sơ giao khách.
• Presentation.

Cần test nếp gấp để tránh nứt bề mặt, đặc biệt với giấy dày hoặc có in nền đậm.

Folder cán màng

Có thể cán:

Màng bóng

Thường làm màu nổi hơn và bề mặt bóng.

Màng mờ

Thường tạo cảm giác dịu và corporate hơn.

Cán màng có thể giúp bảo vệ bề mặt tốt hơn trong nhiều trường hợp.

Tuy nhiên không nên gọi folder cán màng là “chống nước hoàn toàn” nếu cấu trúc thực tế không hỗ trợ claim đó.

Folder ép kim

Có thể ép foil tại:

• Logo.
• Tên thương hiệu.
• Tiêu đề.
• Chi tiết trang trí.

Phù hợp với:

• Luxury.
• Real estate.
• Hospitality.
• Beauty.
• Corporate premium.

Lưu ý:

Ép kim vàng không phải mạ vàng thật.

Folder dập nổi

Có thể dập:

• Logo.
• Tên thương hiệu.
• Họa tiết.

Dập nổi và ép kim là hai kỹ thuật khác nhau.

Có thể kết hợp nếu:

• Giấy phù hợp.
• Khuôn phù hợp.
• Thiết kế phù hợp.

Folder phủ UV

Nếu xưởng có gia công phù hợp, UV có thể dùng để tạo điểm nhấn trên:

• Logo.
• Hình ảnh.
• Họa tiết.

Không nên mặc định mọi loại giấy hoặc màng đều tương thích với cùng một phương án UV.

Folder một màu

Phù hợp với:

• Corporate tối giản.
• Hồ sơ nội bộ.
• Đơn hàng ưu tiên chi phí.

Có thể chỉ in:

• Logo.
• Tên công ty.
• Thông tin liên hệ.

Folder nhiều màu

Phù hợp với:

• Thiết kế thương hiệu.
• Hình ảnh.
• Profile.
• Marketing materials.

Màu thực tế phụ thuộc:

• Loại giấy.
• Bề mặt.
• Công nghệ in.
• Cán màng.

Nếu màu thương hiệu quan trọng, nên duyệt mẫu trước.

Folder theo kích thước riêng

Có thể làm nếu cần chứa:

• Catalogue đặc biệt.
• Bộ tài liệu có kích thước riêng.
• Giấy A5.
• Thiệp.
• Certificate.

Kích thước riêng có thể ảnh hưởng tới:

• Khuôn bế.
• Hao hụt.
• Giá.
• Thời gian.

Nên xác định kích thước trước khi thiết kế.

Folder A5

Folder nhỏ có thể phù hợp với:

• Voucher.
• Brochure.
• Tài liệu nhỏ.
• Certificate A5.
• Event kit.

Nếu file thiết kế ban đầu là A4, không nên chỉ scale xuống mà không kiểm tra lại:

• Chữ.
• Khe card.
• Tai gài.
• Tỷ lệ logo.

Folder đựng tài liệu hội nghị

Có thể dùng để chứa:

• Agenda.
• Tài liệu speaker.
• Workbook.
• Brochure.
• Namecard.
• Phiếu feedback.

Nên thiết kế theo:

• Tên sự kiện.
• Logo.
• Ngày.
• Branding của chương trình.

Folder tài liệu đào tạo

Phù hợp với:

• Workbook.
• Handout.
• Checklist.
• Tài liệu khóa học.

Nếu học viên cần sử dụng lâu, nên cân nhắc:

• Độ cứng.
• Sức chứa.
• Khe card.
• Cách mở.

Folder cho bất động sản

Có thể dùng để giao:

• Báo giá.
• Mặt bằng.
• Chính sách.
• Tài liệu dự án.
• Card sales.

Có thể kết hợp:

• Logo.
• Hình dự án.
• Ép kim.
• Cán mờ.

Nếu dùng hình ảnh dự án, cần sử dụng nội dung và hình ảnh có quyền phù hợp.

Folder cho ngân hàng, tài chính, bảo hiểm

Có thể dùng cho:

• Hồ sơ khách hàng.
• Hợp đồng.
• Tài liệu tư vấn.
• Policy documents.

Nên ưu tiên:

• Dễ nhận diện.
• Dễ phân loại.
• Không quá nhiều chi tiết.
• Thông tin chính xác.

Thiết kế folder đựng tài liệu

• Thiết kế mới.
• Dựng khuôn.
• Chỉnh file.
• Đồng bộ thương hiệu.
• Thêm khe card.
• Thay đổi tai gài.

Khách hàng nên cung cấp:

• Logo.
• Brand guideline.
• Nội dung.
• Kích thước tài liệu.
• Số tờ dự kiến.
• Mẫu tham khảo.

File in folder cần chuẩn bị như thế nào?

Nên ưu tiên:

• PDF.
• File vector.
• File thiết kế gốc nếu cần chỉnh sửa.

File cần xác định:

• Kích thước thành phẩm.
• Đường bế.
• Đường gấp.
• Tai folder.
• Khe namecard.
• Bleed.
• Vùng an toàn.

Cần kiểm tra:

• Logo.
• Font.
• Màu.
• Hotline.
• Website.
• Địa chỉ.

In folder từ mẫu cũ

Có thể nếu khách có:

• File.
• Folder mẫu.
• Kích thước.
• Loại giấy.

Nếu chỉ có mẫu vật lý, có thể cần:

• Đo lại.
• Dựng khuôn.
• Dựng file thiết kế.

Nên kiểm tra thông tin doanh nghiệp trước khi tái sản xuất.

Folder số lượng ít

Có thể phù hợp với:

• Startup.
• Sự kiện.
• Hồ sơ đặc biệt.
• Đơn thử.

Tuy nhiên, folder thường liên quan đến:

• Khuôn bế.
• Setup.
• Gấp.
• Dán.

nên đơn giá số lượng ít có thể cao hơn.

Không nên mặc định đơn nhỏ có đơn giá như đơn lớn.

Folder số lượng lớn

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp.
• Tập đoàn.
• Hội nghị.
• Sales team.
• Trường học.
• Chuỗi cửa hàng.

Với đơn lớn, nên duyệt mẫu trước khi sản xuất.

Cần kiểm tra:

• Kích thước.
• Tai gài.
• Khe card.
• Màu.
• Nếp gấp.
• Khả năng chứa tài liệu.

Folder đựng tài liệu nhanh

Thời gian thực tế phụ thuộc:

• File đã có chưa.
• Có khuôn chưa.
• Kích thước.
• Giấy.
• Cán màng.
• Ép kim.
• Số lượng.
• Lịch sản xuất.

Không nên cam kết “lấy liền” trước khi kiểm tra cấu hình.

Giá folder đựng tài liệu phụ thuộc vào gì?

Chi phí có thể phụ thuộc vào:

• Kích thước.
• Giấy.
• Số lượng.
• In một/hai mặt.
• Cán màng.
• Khuôn bế.
• Tai gài.
• Khe namecard.
• Gáy.
• Ép kim.
• Dập nổi.
• UV.
• Thiết kế.
• Deadline.

Để báo giá chính xác, nên gửi:

kích thước tài liệu + số tờ dự kiến + số lượng folder + file/mẫu + giấy mong muốn + tai gài/khe card + gia công + deadline.

Quy trình làm folder đựng tài liệu

Bước 1: Xác định tài liệu cần chứa

Làm rõ:

• A4/A5.
• Bao nhiêu tờ.
• Có catalogue không.
• Có hợp đồng dày không.

Bước 2: Chọn cấu trúc

Xác định:

• Một tai/hai tai.
• Có gáy không.
• Có khe card không.

Bước 3: Chọn giấy

Theo:

• Độ cứng.
• Thiết kế.
• Ngân sách.

Bước 4: Thiết kế hoặc kiểm tra khuôn

Chốt:

• Kích thước.
• Đường bế.
• Đường gấp.
• Vị trí tai.

Bước 5: Duyệt file

Kiểm tra:

• Logo.
• Nội dung.
• Màu.
• Thông tin công ty.

Bước 6: Làm mẫu nếu cần

Nên cân nhắc khi:

• Khuôn mới.
• Folder có gáy.
• Đơn hàng lớn.
• Vật liệu mới.

Bước 7: In

Theo cấu hình đã chốt.

Bước 8: Gia công

Có thể gồm:

• Cán màng.
• Ép kim.
• Dập.
• Bế.
• Gấp.
• Dán.

Bước 9: Kiểm tra

Kiểm tra:

• Tai.
• Khe card.
• Nếp gấp.
• Khả năng chứa.
• Số lượng.

Checklist trước khi đặt folder

• Xác định khổ tài liệu.
• Đo độ dày bộ hồ sơ.
• Chốt một tai/hai tai.
• Chốt có gáy không.
• Chốt khe namecard.
• Chọn giấy.
• Chọn cán màng.
• Chọn gia công.
• Kiểm tra logo.
• Kiểm tra hotline.
• Kiểm tra website.
• Chốt số lượng.
• Duyệt khuôn.
• Duyệt file.
• Xác nhận deadline.